بقلم فريد مناع

الكثير يسأل ما المقصود بالمشروع، وما هي أهدافه؟

ما الفرق بين المشروعات والعمليات؟

عندما نعرف المشروع ونحدد مواصفاته ستتضح لنا بقوة إجابة السؤالين السابقين، وتكون هذه الإجابة هي الخطوة الأولى في طريق احتراف إدارة المشروعات.

المشروع

(المشروع ببساطة هو مهمة خاصة، وبتفصيل أكثر: المشروع هو جزء من عمل له أغراض معرفة وناتج معرف، وهي توجد لخلق شيء جديد، وبمجرد ما يخرج الشيء للوجود ينتهي المشروع، وللمشروع جداول ومواعيد وتكاليف معرفة، وعادة ما يتضمن مراحل ولكل مرحلة ناتج ممكن إثباته، وهذه المراحل تساعد قائد المشروع والمديرين الكبار ليتدبروا أمر تقدم المشروع)[فن الإدارة، ص (101)].

المشروع هو مجهود مؤقت يتم القيام به لإنشاء خدمة أو منتج أو نتيجة فريدة، ويمكن وصفه بالتالي:

1. مؤقت:
يقصد بكلمة مؤقت أن لكل مشروع بداية ونهاية محددة حيث يتم الوصول للنهاية عندما تتحقق أهداف المشروع، أو عندما يتضح أن أهداف المشروع لن تتحقق أو لا يمكن تحقيقها، أو عند فقدان الاحتياج إلى المشروع فيتم إنهاء المشروع.

ولا يقصد بكلمة (مؤقت) أن يكون المشروع قصير المدة، وإنما يقصد بها أن يكون للمشروع مدة محددة، فالمشروع ليس مجهودًا مستمرًا.

ملحوظة:

قد تنطبق كلمة مؤقت أيضًا على الفريق أي (نادرًا ما يستمر فريق المشروع كوحدة واحدة إلى ما بعد انتهاء المشروع، حيث يتم تشكيل فريق بغرض واحد هو إنجاز المشروع، بعدها يتم حل الفريق عند انتهاء المشروع).

2. نتيجة أو خدمة أو منتج فريد
المشروع يقدم أو يسلم في النهاية شيئًا فريدًا وهو منتج أو خدمة أو نتيجة، ويمكن أن تقوم المشروعات بتقديم:

متنج أو مصنوعات يدوية قابلة للقياس من شأنها أن تكون منتجات نهائية في حد ذاتها أو تكون إحدى المكونات.

القدرة على أداء أحد الخدمات مثل وظائف إدارية من شأنها تعضيد الإنتاج أو التوزيع.

نتيجة كأن تكون محصلة أو مستندات مثال: مشروع بحث يقوم بتطوير المعرفة التي يمكن استخدامها في تحديد وجود طريقة أو أسلوب ما من عدمه أو عملية جديدة يستفيد منها المجتمع.

إن التفرد هو أحد الخصائص الهامة لتسليمات المشروع، مثال: تطوير عدة آلاف من المباني الإدارية إلا أن أدوات ومرافق كل وحدة منها متفردة، مالك مختلف وتصميم مختلف وكذلك موقع ومقاولين مختلفين وما إلى ذلك.

ومع ذلك فإن وجود عناصر مكررة لا يغير من عنصر التفرد الأساسي لعمل المشروع.

3. التنقيح المطرد
إن التنقيح المطرد هو خاصية المشروعات التي تدمج بين مفهومي الموقت والتفرد ويقصد بعبارة (التنقيح المطرد): التقدم في خطوات والاستمرار في زيادة التطور، وعلى سبيل المثال، يتم وصف نطاق المشروع بصفة عامة مع بدء المشروع ويصبح أكثر وضوحًا وتفصيلًا عندما يقوم فريق المشروع بتطوير مفهوم أفضل وأكثر شمولًا للأهداف والتسلميات.

يجب أن يتم التنسيق بين التنقيح المطرد لمواصفات المشروع بحرص وتعريف نطاق المشروع خاصة إذا كان المشروع يتم في ظل تعاقد يجب الرقابة على نطاقه ـ العمل الواجب إنجازه ـ وعند تعريف نطاق المشروع بشكل صحيح يجب الرقابة على العمل الواجب إنجازه حيث يتم تنقيح مواصفات كل من المشروع والمنتج بشكل مطرد.

وهذه أمثلة توضح لنا التنقيح المطرد في اثنين من مجالات التطبيق المختلفة:

مثال (1):

تطوير مصنع عمليات كيميائية يبدأ بهندسة العمليات لتحديد خصائص العملية ثم يتم استخدام هذه الخصائص لتصميم وحدات التصنيع الكبرى.

تصبح هذه المعلومات أساس التصميم الهندسي، الذي يحدد كلصا من التخطيط التفصيلي للمصنع والخصائص الميكانيكية لوحدات العملية والمنشآت الملحقة.

ينتج عن كل هذا رسومات تصميمية يتم تطويرها وتوسيعها لتنتج رسومات التصنيع والتشييد، هذا وأثناء فترة التشييد، يتم إدخال تفسيرات وتعديلات حسب الحاجة مع خضوعها للموافقة المناسبة ويتضح هذا التنقيح المتوسع للتسليمات في رسومات المشروع كالمطابقة للإنشاء ويتم عمل تعديلات الشتغيل النهائية أثناء الاختبار والتحول.

مثال (2):

قد يتم تعريف منتج مشروع تنمية اقتصادية مبدئيًا على أنه: (تحسين جودة حياة الشكان من ذوي الدخل المحدود في المجتمع المحلي الفلاني)، لكن أثناء تقديم المشروع، يمكن وصف المنتج بصورة أكثر تحديدًا، على سبيل المثال: (توفير الحصول على الطعام والشراب ل (300) ساكن من محدودي الدخل في المجتمع المحلي الفلاني)، وقد تركز الجولة الثانية من التنقيح المطرد فقط على زيادة الإنتاج الزراعي والتسويق، مع اعتبار مسألة تدبير المياه لها أولوية ثانوية، تبدأ بعد أن يكون المكون الزراعي قد تقدم بشكل جيد.

المشروعات والعمليات [Operations & Projects]

تقوم المنظومات بأداء الأعمال من أجل تحقيق مجموعة من الأهداف، ويمكن تصنيف العمل بصفة عامة إلى مشروعات أو عمليات على الرغم من أنهما قد يتداخلا في بعض الأحيان وهما يشتركان في العديد من الخصائص التالية:

يتم تأديتهما من قبل البشر.

يتم تقييدهما بموارد محدودة.

يتم التخطيط لهما والقيام بتنفيذهما والتحكم بهما.

وتختلف المشروعات عن العمليات في أن العمليات تستمر وتتكرر بينما المشروعات كون مؤقتة ومتفردة.

نقاط الاختلاف

وهنا نشير إلى أبرز نقاط الاختلاف بين المشروعات والعمليات، فالمشروعات تختلف بشكل جوهري عن العمليات؛ لأن الغرض من المشروع هو تحقيق أهدافه ثم الانتهاء منه بينما يكون الهدف من العملية الجارية هو الحفاظ على سير العمل، وتختلف المشروعات لأنها تنتهي عند تحقيق الأهداف المحددة لها بينما تتخذ العمليات مجموعة من الأهداف الجديدة ويستمر العمل.

تنفذ المشروعات على جميع مستويات المنظمة وقد تشمل شخصًا واحدًا أو عدة آلاف من الأشخاص وتتراوح مدتها بين عدة أسابيع وعدة سنوات، وقد تشمل المشروعات وحدة تنظيمية واحدة أو عدة وحدات في المنظمة مثل الاستثمارات المشتركة أو الشراكة، وتشتمل المشروعات على سبيل المثال لا الحصر، على ما يلي:

تطوير خدمة أو منتج جديد.

إحداث تغيير في هيكل المنظمة أو موظفيها أو أسلوب عملها.

تصميم عربة نقل جديدة.

تطوير نظام معلومات جديد أو معدل أو الحصول عليه.

تشييد مبنى أو مرفق.

إقامة نظام شبكة مياه لمجتمع محلي.

تنظيم حملة انتخابية لمنصب سياسي.

تنفيذ إجراءات أو عملية تجارية جديدة.

الاستجابة لطلب العطاء الخاص بالعقد.

المشروعات والتخطيط الاستراتيجي

إن المشروعات هي وسيلة تنظيم الأنشطة التي لا يمكن التعامل معها في إطار حدود العمل الطبيعية داخل المنظمة، لذلك عادة ما تستخدم المشروعات كوسيلة لتحقيق الخطة الاستراتيجية للمنظمة سواء كان فريق المشروع معينًا من قبل المنظمة أو متعاقد معه.

وعادة ما تكون المشروعات معتمدة كنتيجة لواحدة أو أكثر من الاعتبارات الاستراتيجية التالية:

أمثلة…

الطلب بالسوق (تجيز إحدى شركات البترول مشروعًا لبدء معمل تكرير جديد استجابة لوجود نقص مستمر في البنزين).

احتياج إحدى المنظمات (تجيز إحدى شركات التدريب مشروعًا لبدء دورة تدريبية جديدة من أجل زيادة إيراداتها).

طلب العميل (تجيز إحدى مصالح الكهرباء مشروعًا لبناء محطة فرعية جديدة لخدمة منطقة صناعية جديدة).

تقدم تكنولوجي (تجيز إحدى شركات البرمجيات مشروعًا جديدًا لتطوير جيل جديد من ألعب الفيديو وذلك بعد إنتاج جهاز جديد لألعاب الفيديو من خلال شركات الإلكترونيات).

طلب قانوني (يجيز أحد منتجي الطلاء مشروعًا لوضع التعليمات الخاصة بمعالجة المواد السامة الجديدة).

لقد كان ما سبق نافذة نطل من خلالها على علم إدارة المشاريع، تبدأ بتعريف المشروع وتستمر بإذن الله حتى نغدو أقدر على الإدارة وأكثر احترافية في إدارة المشاريع.

فلكي يكون الإنسان على درجة عالية من الكفاءة والفاعلية في جميع مجالات الحياة لابد له أن يكتسب العديد من المهارات والقدرات التي تيسر له السير على درب الفاعلية وتمكنه من تجاوز ما يقابله من العقبات، يقول رسول الله صلى الله عليه وسلم: (احرص على ما ينفعك، واستعن بالله ولا تعجز)